Vores whistleblowerordning og politik har til formål at skabe trygge rammer for at både ansatte og andre med tilknytning til BESKO kan ytre sig om kritiske forhold hos BESKO uden frygt for negative konsekvenser.
Det er vigtigt for os, at vi har en åben virksomhedskultur, hvor alle føler at de frit kan ytre sig hvis man oplever uacceptabel adfærd, kritisable forhold eller har mistanke om ulovligheder. Vores whistleblower politik og ordning er et supplement til den kommunikation, der er til daglig.
Hvem kan foretage en indberetning?
Alle medarbejdere hos BESKO, bestyrelse, direktion samt andre med tilknytning til BESKO i form af leverandører, samarbejdspartnere, revisorer, advokater samt tidligere medarbejdere kan foretage indberetninger og benytte whistleblowerordningen.
Hvem og hvad kan du indberette om?
Der kan indberettes om forhold begået af ansatte samt andre personer med tilknytning til BESKO som f.eks. leverandører, samarbejdspartnere, revisorer, bestyrelsesmedlemmer, advokater m.m.
Den interne whistleblowerordning kan benyttes til at rapportere om forhold, hvor en whistleblower har begrundet mistanke om faktiske eller potentielle overtrædelser, som har fundet sted, er i gang eller med stor sandsynlighed vil finde sted, og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.
Ordningen kan ikke anvendes i forhold til f.eks. utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser som f.eks. overtrædelser af retningslinjer for rygning og alkohol og samarbejdsvanskeligheder. Disse skal indberettes via de normale kanaler, f.eks. til nærmeste leder, samarbejdsudvalget (SU) eller arbejdsmiljøorganisationen (AMO).
Whistleblowerordningen og den interne rapporteringskanal er ikke beregnet til indsendelse af f.eks. klager, reklamationer og garantikrav. Sådanne rapporter vil ikke blive behandlet i henhold til denne politik.
Se venligst Besko.dk/support for passende kanaler til sådanne rapporter.
I forbindelse med whistleblowerordningen kan du indberette alvorlige forhold som f.eks.:
• Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, dokumentfalsk mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. arbejdssikkerhed eller miljøregler
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. i form af trusler, fysisk vold, seksuel chikane eller anden grov chikane
Ovenstående er kun eksempler. Hvis du er i tvivl om en overtrædelse eller forhold kan indberettes eller ej, opfordrer vi til, at du benytter den interne rapporteringskanal. Det vil herefter blive vurderet om indberetningen falder ind under whistleblowerordningen eller ej. Du får selvfølgelig en tilbagemelding.
Hvordan rapporterer man?
Indberetninger kan kun foretages via vores online whistleblower-løsning “Trusty”: https://bpw.trusty.report/
I forhold til overtrædelser, der er defineret i Den Nationale Whistleblowerordning kan whistleblowere frit rapportere eksternt.
Du kan finde informationer om Den Nationale Whistleblowerordning samt rapportere her: https://whistleblower.dk/
Indhold og whistleblowerens identitet
En rapport skal indeholde så mange detaljer som muligt om hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan og hvorfor i forhold til det rapporterede brud, samt eventuelle beviser til støtte herfor. Alle andre oplysninger om, hvordan virksomheden bedst kan behandle, det rapporterede brud, er velkomne.
Du vælger selv, om din indberetning skal være anonym eller ej. Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn i anmeldelsen. “Trusty”-platformen giver mulighed for en tovejs anonym kommunikation, selv hvis du vælger at rapportere et brud uden at afsløre din identitet.
Din identitet, såvel som enhver anden information, hvorfra din identitet direkte eller indirekte kan udledes, bliver ikke givet videre til 3. part uden dit samtykke.
Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkedes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen. Indledes der en retssag mod den anmeldte person, kan du blive indkaldt som et vidne i retssagen, hvorved anonymiteten kan fortabes.
Af hvem og hvordan behandles rapporterne?
Autoriseret personale
Virksomhedens interne rapporteringskanal betjenes eksternt af BPW som er bemyndiget til at modtage og følge op på rapporter (herefter kaldet autoriseret personale).
Det autoriserede personale har direkte, ubegrænset og fortrolig adgang til BESKOs bestyrelse og øverste ledelse, som det rapporterer direkte til om whistleblowing-systemets resultater.
Behandling af rapporterne
Behandlingen af en rapport udføres i følgende trin, afhængigt af rapportens indhold og art:
• Indberetninger modtages af det autoriserede personale, når du har sendt denne via rapporteringskanalen
• Indledende behandling: Rapportens indhold vurderes med henblik på kategorisering, iværksættelse af indledende foranstaltninger, prioritering og tildeling til videre håndtering
• Behandling af indberetninger: Rapporten håndteres, nøjagtigheden af påstanden vurderes, intern undersøgelse eller handling til inddrivelse af økonomiske midler udføres
• Under undersøgelse: Påstand er ved at blive undersøgt
• Lukket: Behandlingen af rapporten er afsluttet og der er taget stilling til, om indberetningen kører videre.
Virksomheden tilstræber at behandle rapporterne rettidigt.
Virksomheden behandler rapporterne fortroligt, upartisk og uden forudindtagethed eller fordomme over for whistlebloweren eller andre personer, der er involveret i eller vidner til den rapporterede overtrædelse.
De berørte personer, dvs. de personer, der henvises til i rapporterne, skal nyde godt af uskyldsformodningen. De kan blive underrettet om de respektive rapporter på et passende tidspunkt. Enhver undersøgelse skal gennemføres på en måde, der bevarer fortroligheden i det omfang, det er muligt og passende for at sikre, at de berørte personer ikke udsættes for skade på deres omdømme (oplysninger deles på et strengt need-to-know-grundlag).
Kommunikation med whistleblowere
Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen vil du blive orienteret om, at din indberetning er modtaget i whistleblowerordningen, uanset om den falder indenfor eller udenfor ordningen.
Kvitteringen for modtagelsen sendes til den e-mailadresse, som du har oplyst under online-indberetningsprocessen på whistleblowerplatformen “Trusty”. Bekræftelsen på modtagelsen af rapporten findes også i din indbakke, som er tilgængelig på “Trusty”-platformen ved hjælp af de log-in-oplysninger, som du får ved indsendelse af rapport.
Sidstnævnte gives også til anonyme whistleblowere.
Det autoriserede personale opretholder kommunikationen med dig og beder hvis nødvendigt om yderligere oplysninger eller beviser samt giver feedback. Den nævnte kommunikation foregår via “Trusty”-platformen eller via andre kommunikationskanaler, der er aftalt.
Senest 3 måneder efter indrapportering i ”Trusty” vil du modtage en tilbagemelding i systemet.
Tilbagemeldingen indeholder oplysninger om den handling, der er planlagt eller foretaget som opfølgning, og om grundene til en sådan opfølgning. Tilbagemeldingen kan være begrænset for at undgå at kompromittere en eventuel undersøgelse eller anden retssag, samt på grund af juridiske begrænsninger for, hvad der kan kommunikeres om opfølgningen og resultaterne. I sådanne tilfælde, og hvor det er muligt, vil du blive underrettet om årsagerne til den begrænsede tilbagemelding.
Hvad er repressalier, og hvordan er du beskyttet mod dem?
BESKO tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning i whistleblowerordningen.
Virksomheden har en nultolerancepolitik over for repressalier. Enhver form for repressalier, herunder trusler om repressalier og forsøg på repressalier, er forbudt og skal indberettes med det samme.
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger, som retter mistanke mod uskyldige personer. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.
Beskyttelse mod repressalier
Virksomheden skal tage alle rimelige skridt til at beskytte dig mod repressalier.
Hvis det fastslås, at der forekommer eller har forekommet repressalier, skal virksomheden tage rimelige skridt til at stoppe og håndtere en sådan adfærd og støtte dig.
Når en indberetning er foretaget, skal det autoriserede personale vurdere risikoen for repressalier mod dig. Afhængigt af de sandsynlige kilder til skade, der identificeres gennem risikovurderingen, skal det autoriserede personale identificere og implementere strategier og handlinger for at forhindre sådanne repressalier.
Enhver person, der bevidst foretager falske indberetninger, vil blive udsat for disciplinære og/eller andre juridiske foranstaltninger, som kan omfatte afskedigelse.
Hvor længe opbevares rapporterne?
Hvis et rapporteret brud ikke underbygges af det autoriserede personale, og de respektive data ikke kræves af virksomheden til yderligere procedurer, skal rapporten og alle de indsamlede oplysninger relateret til rapporten og dens behandling slettes permanent 6 mdr. efter afslutning af sagen.
Hvis et rapporteret brud er underbygget, skal rapporten og alle de indsamlede oplysninger relateret til rapporten og dens behandling gemmes, så længe det er nødvendigt for at hævde og udøve eller forsvare sig mod respektive juridiske krav.
Opdateret d. 4. december 2023